Jak kontrolować procesy?

Każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie jest powiązany z innymi procesami, zależny od różnych osób, działów i poparty stosowną dokumentacją i procedurami. Im większe przedsiębiorstwo tym więcej różnych, procesów (w tym tych złożonych i skomplikowanych).

Jak kontrolować procesy?

Każdy doświadczony i rozsądny członek kadry zarządzającej wie, że najlepszym i najprostszym narzędziem do bieżącego monitorowania sytuacji w firmie (zwłaszcza produkcyjnej) jest Mapowanie procesów.

Mapowanie procesów to nic innego jak graficzne przedstawienie ich na diagramach. Grafika jest dowolna, zasada jest tylko jedna: mapa procesów musi być przejrzysta, czytelna, zrozumiała i transparentna.Błędnym jest sądzenie, że mapowanie procesów świetnie sprawdza się tylko w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach. Każda firma, bez względu na profil działalności powinna zbudować mapę procesów, aby poprawić kontrolę oraz zoptymalizować procesy.

Jakie funkcje spełnia mapowanie procesów?

Mapowanie procesów ma wiele funkcji, wśród których najważniejsza jest możliwość szybkiego wychwytywania błędów, niedoskonałości, tzw. wąskich gardeł i sprawne podjęcie działań korygujących i naprawczych.

Bieżący monitoring mapy procesów zachodzących w firmie pozwala w dłuższej perspektywie na optymalizację wielu procesów nie tylko produkcyjnych, ale również magazynowych czy tych związanych z zaopatrzeniem, obsługą klienta czy kontrolą jakości. Dążenie do optymalizacji w sposób bezpośredni przekłada się zaś na poprawę wskaźników finansowych.

Warto również dodać, że mapowanie procesów to skuteczne narzędzie do wdrożenia do organizacji nowych pracowników, którzy w ujęciu całościowym mają możliwość spojrzenia na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakie informacje powinna zawierać mapa procesów?

Mapowanie procesów pokazuje nie same procesy, ale również zależność pomiędzy nimi, zależność pomiędzy różnymi osobami i działami w przedsiębiorstwie, zakresy odpowiedzialności i dokumentację towarzyszącą.

Prawidłowo przygotowana mapa procesów pozwala na sprawną nawigację i poznanie specyfiki przedsiębiorstwa nawet osobom, które nie są specjalistami w danej branży.

Mówiąc kolokwialnie z mapy procesów dowiemy się czego dotyczy dany proces (np. składanie zamówienia, zlecenie produkcyjne), z jakimi innymi procesami w firmie jest on powiązany, kto jest za ten proces odpowiedzialny oraz jaka dokumentacja jest kluczowa i nieodzowna, aby proces przebiegł prawidłowo i efektywnie.