Mapowanie procesów – skuteczny sposób na zdiagnozowanie problemów

Mapowanie procesów jest konieczne, by przedsiębiorstwo działało sprawnie i skutecznie. Jest to również zabieg, który ułatwia dalsze doskonalenie. Kiedy wprowadzić mapowanie procesów w firmie i jak to zrobić?

Co to jest mapowanie procesu?

Mapowanie procesów jest graficznym przedstawieniem danych operacji. Najczęściej przeprowadzane jest od ogółu do szczegółu, co pozwala na drobiazgowe przeanalizowanie tego, co dzieje się w firmie. Bardzo ważne jest, by mapowanie procesów było transparentne i jasne nie tylko dla specjalisty z konkretnej dziedziny, ale dla każdego, kto chce się z nim zapoznać.

Mapowanie procesów należy wprowadzić, gdy firmie zależy na standaryzacji procedur. Jest to krok, który ułatwia zrozumienie tego, co dzieje się w firmie. Jednocześnie zapobiega nadmiernemu rozbudowaniu działań, które nie są efektywne, a prowadzą do niepotrzebnych utrudnień, straty czasu i barku oczekiwanych efektów.

Celem mapowania procesów jest znalezienie miejsc, w których działania są nieefektywne oraz zrozumienie, co należałoby poprawić, by to zmienić.

Jak zrobić to dobrze?

Metod mapowania procesów jest kilka. Przed rozpoczęciem pracy warto dokładnie zastanowić się, jaka metoda najlepiej będzie obrazowała problemy w firmie.

Diagram procesu to graficzne przedstawienie działań w ujęciu blokowym proces przebiega od góry do dołu. Na górze jest rozpoczęcie działań, na dole ich zakończenie. Diagram w razie potrzeby może rozchodzić się również na boki.

W diagramie przepływu mapowanie procesów przebiega od lewej do prawej strony. Jest to metoda, która w bardzo jasny sposób pokazuje, kto w firmie jest odpowiedzialny za określone działania. VSM jest metodą, która również rysowana jest od lewej do prawej. Jednak skupia się nie na odpowiedzialności za zadania lecz czasie ich wykonania. Jej zadaniem jest znalezienie miejsc, w których procesy przebiegają najwolniej. Jest to mapowanie procesów, które pozwala zidentyfikować wąskie gardło w każdym momencie produkcji.

Po stworzeniu mapy procesów trzeba go dokładnie przeanalizować. Jest to doskonałe narzędzie, które pozwala na znalezienie strat. Następnym krokiem będzie znalezienie rozwiązań, które pomogą naprawić to, co w firmie nie funkcjonuje tak, jak powinno.

Mapowanie procesów w firmie nie jest jednorazową czynnością. Powinno być przeprowadzane cyklicznie. Jest to dobry punkt wyjścia do wprowadzenia zmian.